Fallstudie: Wie die US-amerikanische Top-50-Firma Rehmann auf die Prüfung der Zukunft hinarbeitet

Rehmann is a top 50 firm (#38 on the 2018 Accounting Today list) with 24 offices across Michigan, Ohio, and Florida. Its firm-wide assurance department requests thousands of (primarily bank) confirmations every year. Initially, Rehmann rolled out the Confirmation platform to only a few offices, but once the faster confirmation replies and overall time savings became evident, use of Confirmation quickly expanded throughout the company and is now a tool that the entire assurance department, more than 200 auditors, relies on daily.

Brent Pruim, now a Strategic Analyst with Rehmann, started with the company as an auditor himself, managing audits and preparing tax returns. Today, he’s the tech liaison for his department, the leader of the information technology general controls team, and a member of his department’s IT subcommittee. In his current role, Pruim is responsible for leading the charge to ensure Rehmann is identifying the audit of the future. Pruim often speaks at industry events — for organizations like AICPA, the MICPA (Michigan), GFOA, AGA, MTA, and more — about this exact topic; about how technology is changing and will change the audit and tax industries. Day-to-day, he makes sure Rehmann is taking advantage of the efficiencies offered by emerging tech in the industry, including how Confirmation fits into his charge of leading the company toward the future. 

Unsicherheit durch Sicherheit ersetzen 

Pruim’s audit experience includes both public- and private-sector audits, security being an equal concern between the two. “Our clients are very busy people — they want to make sure the data they share with us is secure, but don’t want to spend a lot of time managing the risks that come with sharing this type of information,” he says. “With paper confirmations, we would request that clients complete a confirmation form using a MS Word or Excel document, then print, sign, and send it back to us. That’s a very time-consuming process and certainly not the most secure way to share confidential information.”

Since instituting Confirmation, these transactions have become much easier and far more secure. Pruim explained, “It’s helped us organize a very routine part of our audit process. We have been able to streamline that process and stop chasing paper. Confirmation gives us and our clients a great level of comfort that we no longer have confidential information on pieces of paper floating around in the mail.”

“Confirmation gives us and our clients a great level of comfort that we no longer have confidential information on pieces of paper floating around in the mail.” 

Brent Pruim,  Rehmann Strategic Analyst

Pruim and his IT team use various security measures when evaluating partnerships, so to have his and Rehmann’s seal of approval on the security of Confirmation speaks volumes. Security comes in many forms. The status of each confirmation is now always at the ready, eliminating uncertainties that come along with the paper process. No more wondering about the mail delivery time, or who mailed what and when. Two-way communication via Confirmation relieves this concern. As Pruim puts it, “With Confirmation, you can utilize notifications, and if you’re questioning whether something is coming in or being processed at any point, you can simply check — it’s all at your fingertips.” 

Pruim continued, “Before using Confirmation we could be chasing down paper confirmations for weeks. We would call the financial institution, and they might say they never received anything, meaning you have to contact the client and inconvenience them to sign a new confirmation so you can mail it out. Avoiding issues and uncertainties like this can end up saving us several hours over the course of a single engagement.” Simply put, there were no warm fuzzy feelings before. Now, the answers are all one click away for Rehmann’s audit teams.

Better Communication Has Its Benefits 

Pruim schult Mitarbeiter in der Nutzung von Confirmation und unterstützt die Kunden bei Bedarf. Im Zuge dessen hat Pruim sowohl für seine Kollegen bei Rehmann als auch für die Kunden des Unternehmens einige wesentliche Vorteile bemerkt.

Bessere Kundenbeziehungen
Pruim stresses the importance of the initial communication with a client — letting them know they’ll be receiving emailed confirmation-related requests from Confirmation, what that means, and from there, firm-to-client communication through Confirmation becomes a very self-sustaining process.

Und das sei gut für Rehmanns Kundenbeziehungen, so Pruim. „Wenn wir einmal erklären, dass wir diese Technologie einsetzen, um die Dinge einfacher und sicherer zu machen, leuchtet das sofort ein." Sie klicken in ihrer E-Mail auf eine Schaltfläche – und geben uns damit die Freigabe, Konten mit nur einem Klick zu bestätigen. Meiner Meinung nach ist es das, was das Kundenerlebnis am meisten verbessert – wir müssen uns nicht immer wieder an sie wenden und Anfragen stellen.“

„Kunden ermächtigen uns mit einem Klick. Das ist es, was das Kundenerlebnis am meisten verbessert – wir müssen uns nicht immer wieder an sie wenden und Anfragen stellen.“

Brent Pruim,  Rehmann Strategic Analyst

Bessere Audit-Vermerke
Ein weiterer großer Vorteil der Nutzung von Confirmation besteht darin, dass wenn ein unerwarteter Saldo auftritt, Pruims Team kostenlos und sofort eine erneute Bestätigung durchführen kann. „Die bestätigende Person antwortet normalerweise auch ziemlich schnell. Die Interaktion mit dieser Person und die Tatsache, dass man ihr bei auftretenden Unsicherheiten Fragen stellen kann, ist eine großartige Option“, erklärt Pruim. Ergebnis dieser Zwei-Wege-Kommunikation ist ein Audit-Trail des Prozesses, der leicht zu verfolgen ist und nochmals durchgeführt werden kann. Klare Kommunikation erleichtert die Geschäftsabwicklung. Da ist der Prozess der Bestätigung von Prüfungen keine Ausnahme.

Ease of Use Leads to More Opportunities

In der Assurance-Abteilung von Rehmann muss Pruim nicht viel in Bezug auf neue Confirmation-Nutzer tun, außer Anmeldeinformationen bereitzustellen und einen kurzen Überblick über die Benutzeroberfläche zu geben. „Das System funktioniert reibungslos und ist sehr benutzerfreundlich. Die meisten Mitarbeiter und Kunden benötigen nur eine kurze 5- bis 10-minütige Schulung, um den Umgang mit dem System zu erlernen. Während der Prüfung arbeiten wir mit zahlreichen Formularen, und durch die Verwendung dieser Technologie zur Bestätigung von Konten haben wir das Gefühl, das Bestätigungsverfahren mit der richtigen Dokumentation ordnungsgemäß durchgeführt zu haben“, meint Pruim.

Die einfache Aneignung durch das gesamte Audit-Team inspirierte Confirmation dazu, Pruims Team die Gelegenheit zu bieten, nach neuen Wegen zu suchen, wie Technologie zur Steigerung der Effizienz eingesetzt werden kann. „Wir bereiten uns darauf vor, die Eingabe von Bestätigungen und Batch-Downloads für jeden Kunden eher zu einer Pool-, also zu einer administrativen Aufgabe zu machen. Dank Confirmation können wir unsere Zeit tatsächlich anders nutzen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise im November oder Dezember einen unbelegten Tag im Büro hat, kann er die Vollmachten für alle anstehenden Audits für das gesamte Büro anfordern und diese Bestätigungen im Voraus einleiten. Auf diese Weise kann die Aufgabe der Bestätigung von Konten abgeschlossen werden, bevor wir mit der Prüfung vor Ort beginnen. Die Möglichkeit, diese Aufgabe von administrativen Mitarbeitern durchführen lassen zu können, spart anderen Mitarbeitern Zeit, die sie sinnvoller für unsere Kunden einsetzen können.“ Viele andere Confirmation-Nutzer sehen nach und nach den Vorteil der Zentralisierung von Bestätigungen auf eben diese Weise.

Results by the Numbers

Durch die Nutzung von Confirmation hat Rehmann seine jährlichen Gesamtsummen für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und abgeschlossene Wertpapierbestätigungen um 13 % auf 20 % oder mehr pro Jahr gesteigert. Hier ist eine Kurzübersicht der Zahlen:

Abgeschlossene Bestätigungen
Vermögenswerte
2016: 1.763
2017: 2.195
2018: 2.904

Liability
2016: 219
2017: 248
2018: 316

Security
2016: 10
2017: 18
2018: 39

Im Jahr 2018 stieg die Anzahl der Bestätigungen von Vermögenswerten im Vergleich zu 2017 um mehr als 32 %. Dies bedeutet, dass die Sicherheit für das Unternehmen und seine Kunden steigt und die Wirtschaftsprüfungsabteilung mit mehr Klarheit und Genauigkeit als je zuvor arbeitet und diese Genauigkeit von Tag zu Tag vergrößert.

While there are no hard numbers to report, Pruim says ample time is being saved. He notes, “The response time for a confirmation is extremely fast — we’ll have some within 24 hours, and that’s where the real time savings comes from. There’s a lot less back and forth. We complete thousands of confirmations per year, so if we’re saving an hour on each one, that’s huge. For clients with 20, sometimes more than 30, accounts, we’re taking what’s essentially a decentralized, time-consuming process and putting it into a very centralized structured process. For those larger accounts, it’s amazing how much time you can save.”

Efficiency is a timeless key to doing business effectively, and Pruim already has his eye on how the audit business could evolve to become even more efficient in the future.

Die Prüfung der Zukunft

With his expertise in and exposure to technology advancements within the accounting profession, and the application of those advancements within Rehmann, Pruim is a great resource to provide perspective on what the audit of the future could look like.

Auch wenn seiner Meinung nach in naher Zukunft wahrscheinlich keine Audit-Roboter im Außendienst eingesetzt werden, sieht Pruim dennoch spannende Veränderungen nahen. Seine erste Beobachtung? In dieser Branche ist Technologie nicht bloß ein Hype – sie verschwindet nicht einfach wieder. „Unsere Branche ist sehr zögerlich, wenn es darum geht, neue Technologien und Tools auszuprobieren, aber wenn ich mit unserem Management und unseren Direktoren spreche, dann sehen sie den Entwicklungen positiv entgegen. Sie unterstützen diese und nehmen die Veränderungen an. Der Wandel vollzieht sich rasch und unsere Branche muss auf diese Entwicklung vorbereitet sein“, so Pruim weiter.

As for Pruim’s perspective on what will define the audit of the future in a single word, it’s data. The second word? Advisory-driven. But going paperless is still a big first step for many firms and clients alike. “At Rehmann we’re essentially paperless, but industry-wide we’re still in a pivotal spot. While we’re not rolling out with paper binders to do audits, we’re still scanning audit support. We still receive a significant amount of paper from clients. In fact, now that we can confirm via paper through Confirmation, I expect the percentage of our overall confirmations that run through Confirmation, currently around 75 percent, to increase even more,” Pruim predicts.

What else does Pruim see when looking ahead? Here’s a few things he has top of mind.

• Data-driven processes: We’ll spend a lot more time analyzing data.
• Volume of data: The more data we obtain through cloud-based accounting application connectors, and utilizing the blockchain to verify the transactions, the more fluidly we can audit, while providing valuable insight to our clients by utilizing these tools.
• In 10 to 15 years: The jury is still out, but the concept of continuous audits could become a reality, which could make the audit process more ongoing, more advisory-based, and more seamless than it is now.

When we asked Pruim if “busy season” could ever become a thing of the past, he noted that different industry sectors have different busy seasons now (public vs. private, for example), and that while those spikes could smooth out a bit if the audit process does in fact become more constant, he doubts they will fade entirely.

Only time will tell what the audit of the future holds, but with the steps Rehmann is putting in place, the firm will surely benefit as an early adopter.